Tugas Sistem Informasi Manajemen Kelompok 7

PEMANTAUAN KARYAWAN PADA JARINGAN: TIDAK ETIS ATAU BISNIS BAIK?

Menurut Penelitian Inti studi, 77 persen pekerja menggunakan akun Facebook selama jam kerja. Sebuah studi riset IDC menunjukkan bahwa sebanyak 40 persen menggunakan internet  terjadi selama jam kerja, sedangkan penelitian lain melaporkan sebanyak 90 persen karyawan menerima atau mengirim e-mail pribadi di tempat kerja.

Perilaku ini menciptakan masalah bisnis yang serius. Mengecek e-mail dan menonton video di YouTube dapat mengalihkan perhatian karyawan dari tugas-tugas pekerjaan mereka yang seharusnya dikerjakan. Menurut Basex, New York City perusahaan riset bisnis, gangguan ini terjadi sebanyak 28 persen dari rata-rata US per hari pekerja dan menghilangkan produktivitas sebesar $ 650.000.000.000 setiap tahun!.

Jika pemakaian jaringan internet pribadi pada perusahaan terlalu tinggi, dapat menghambat jaringan perusahaan sehingga kerja bisnis yang sah tidak dapat dilakukan dan dapat mengakibatkan kehilangan pendapatan.

Ketika karyawan melihat e-mail atau web (termasuk jejaring sosial) menggunakan fasilitas perusahaan atau dengan peralatan kerja, termasuk hal yang ilegal karena membawa nama perusahaan untuk urusan pribadi. Banyak manajemen perusahaan takut apabila jaringan internet perusahaan yang digunakan oleh karyawan diakses menganut rasis, eksplisit secara seksual, atau materi yang diakses berpotensi menyinggung lainnya  atau diperdagangkan oleh para karyawannya yang dapat mengakibatkan publisitas yang merugikan.

Perusahaan juga takut apabila mengalami kebocoran informasi rahasia melalui e-mail atau blog. Sebuah survei terbaru yang dilakukan oleh American Management Association dan Institut ePolicy menemukan bahwa 14 persen karyawan yang disurvei mengakui bahwa mereka telah mengirimkan informasi rahasia yang dapat berpotensi memalukan e-mail perusahaan ke orang luar.

Perusahaan-perusahaan AS memiliki hak hukum untuk memantau apa yang karyawan lakukan dengan peralatan perusahaan selama jam kerja. Beberapa perusahaan mencoba untuk melarang semua kegiatan pribadi pada jaringan perusahaan dan yang lainnya memblokir situs web tertentu yang sering di akses karyawan.

Sebagai contoh, Enterprise Rent-A-Car memblokir akses karyawan ke situs sosial tertentu dan memonitor situs Web online yang digunakan karyawan. Ajax Boiler di Santa Ana, California, menggunakan perangkat lunak dari SpectorSoft Corporation yang mencatat semua situs Web yang dikunjungi oleh karyawan, waktu yang dihabiskan di setiap situs, dan semua alamat e-mail yang dikirim. Flushing Financial Corporation menginstall perangkat lunak yang dapat mencegah karyawan dari mengirim e-mail ke alamat tertentu dan dapat  menscan lampiran e-mail untuk informasi sensitif. Schemmer Associates menggunakan OpenDNS untuk mengkategorikan dan menyaring konten Web dan memblokir video yang tidak diinginkan.

Beberapa perusahaan telah memecat karyawan yang telah menggunakan di luar batas. Sepertiga dari perusahaan yang disurvei dalam studi AMA telah mengeluarkan pekerja karena menyalahgunakan internet pada pekerjaan.

Perusahaan konsultan percaya bahwa perusahaan harus menulis kebijakan pada karyawan dalam penggunaan e-mail dan internet. Kebijakan harus mencakup aturan dasar eksplisit negara, posisi atau tingkat, bahwa dalam keadaan apa karyawan dapat menggunakan fasilitas perusahaan untuk e-mail, blogging, atau membuka situs Web.

Aturan harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang spesifik dan budaya organisasi. Sebuah perusahaan tergantung kepada berbagi informasi secara luas, inovasi, dan kemandirian bisa sangat baik menemukan bahwa pemantauan menciptakan lebih banyak masalah daripada memecahkan.

Soal:

1. Haruskah manajer memantau karyawan dalam penggunaan e-mail dan internet? Ya atau Tidak, mengapa?

Ya, menajer harus memantau penggunaan jaringan internet perusahaan yang digunakan oleh karyawan. Karena dikhawatirkan karyawan menggunakan jaringan internet perusahaan untuk mengakses situs yang menganut rasis, eksplisit secara seksual, atau materi yang diakses dapat berpotensi menyinggung lainnya, selain itu memastikan bahwa karyawan dapat memberikan dan menghasilkan pelayanan yang berkualitas baik dan terkadang manajer harus mengakui bahwa penggunaan internet sangat menggoda karyawan saat bertugas.

Ada berbagai alasan hukum mengapa manajer perlu dan harus memonitor karyawannya menggunakan e-mail dan internet di tempat kerja. Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajer harus memonitor karyawannya menggunakan e-mail dan internet di tempat kerja:

ü  Manajer  tidak ingin karyawan mengirimkan file rahasia atau informasi rahasia lainnya kepada orang lain melalui e-mail. Manajer khawatir bahwa karyawan berbicara tentang informasi kerja yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.

ü  Ketika karyawan mengakses situs dengan menggunakan komputer perusahaan, manajer khawatir apabila komputer perusahaan terdapat virus.   Apabila komputer perusahaan telah terkena virus maka perusahaan mengeluarkan biaya lebih banyak untuk menyingkirkan virus. Perusahaan memiliki hak untuk membatasi website yang diakses oleh karyawan.

2. Jelaskan kebijakan penggunaan e-mail dan web yang efektif bagi perusahaan?

Kebijakan penggunaan jaringan internet perusahaan yang digunakan oleh karyawan seharusnya digunakan untuk mengakses situs yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan, selain itu kebijakan harus mengetahui tentang apa yang diperbolehkan dan dilarang karyawan di tempat kerja. Seperti karyawan dapat menggunakan jaringan internet setidaknya 30 menit sehari untuk penggunaan pribadi. Perusahaan dapat memberikan komputer yang berbeda yang tidak digunakan untu bekerja yang digunakan karyawan untuk penggunaan.

Hal ini dapat mencegah perusahaan dari virus dan hacker karena mereka terhubung ke jaringan yang berbeda / server . Kebijakan tersebut juga dapat memungkinkan karyawan untuk menggunakan internet dan e-mail untuk penggunaan pribadi saat makan siang, istirahat atau waktu perusahaan off. Hal ini penting bagi perusahaan untuk membuat tempat kerja yang nyaman untuk karyawan karena ketika karyawan telah merasa nyaman maka kinerja karyawan akan. Kebijakan tersebut dapat meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat tujuan yang diinginkan dapat tercapai.

3. Haruskah manajer memberitahu karyawan bahwa perilaku Web mereka sedang dipantau? Atau manajer harus memantau secara diam-diam? Mengapa atau mengapa tidak?

Manajer harus memberitahu karyawan bahwa aktivitas web mereka dikontrol agar karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka lakukan dan apa yang mereka tidak seharusnya lakukan sehingga dapat meningkatkan kinerja dan tanggung jawab karyawan.

MIS IN ACTION
Jelajahi situs web perangkat lunak monitoring karyawan online seperti Websense, Barracuda Networks, MessageLabs, atau SpectorSoft, dan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
1. Kegiatan apa yang dapat ditelusuri oleh software ini? Apa yang dapat dipelajari karyawan tentang karyawan lain dengan menggunakan software tersebut?

Websense, Inc. adalah pemimpin global di bidang penyedia solusi Web security, data security, dan email security secara terintegrasi. Melalui jaringan global channel partner, Websense® security solutions membantu menyediakan solusi bagi perusahaan-perusahaan di dalam membendung program-program jahat, menghindari kebocoran informasi penting perusahaan, serta menjalankan kebijakan keamanan IT dan akses internet perusahaan. Sehingga dengan demikian tenaga kerja perusahaan dapat selalu produktif di mana saja, kapan saja.

Barracuda Networks, Inc adalah sebuah perusahaan swasta yang menyediakan keamanan, jaringan dan penyimpanan produk berdasarkan peralatan jaringan dan layanan. Produk keamanan perusahaan meliputi produk untuk perlindungan terhadap email, surfing web, hacker dan ancaman web instant messaging seperti spam, spyware, trojan, dan virus. Jaringan perusahaan dan produk penyimpanan termasuk penyaringan web, pengendali pengiriman aplikasi, pengarsipan pesan, layanan backup dan perlindungan data.

MessageLabs adalah penyedia keamanan pengiriman pesan online nomor satu di dunia dengan lebih dari 8 juta pengguna. Layanan MessageLabs membantu mamastikan bahwa hanya informasi yang aman dan layak yang masuk dan keluar dari perusahaan. Gabungan antara MessageLabs dan Symantec Protection Network akan mencipakan grup produk Symantec SaaS baru untuk mempercepat pengembangan solusi baru dan penawaran hibrid bagi para profesional TI.

SpectorSoft dapat melakukan pemantauan solusi internet untuk rumah dan pengguna bisnis kecil, dirancang untuk pemantauan jarak jauh karyawan dan anak-anak, untuk melihat masing-masing dan setiap aktivitas karyawan tertentu, dan solusi unggulan untuk seluruh perusahaan pemantauan karyawan, menganalisis tren, dan meningkatkan produktivitas dan keamanan. Selain itu, dapat memonitor setiap Mac atau PC dengan aplikasi ini tersembunyi untuk mencari tahu apa yang mereka lakukan secara online. Catatan email dan aktivitas internet, riwayat web, Facebook, chatting & pesan instan, pencarian online, dan banyak lagi.

2. Bagaimana bisnis bisa mendapatkan keuntungan dari menggunakan software ini?

Dengan menggunakan software seperti Websense, Barracuda Networks, MessageLabs, atau SpectorSof dapat meningkatkan perusahaan karena data-data yang terdapat pada komputer perusahaan sudah terdapat software-software yang handal untuk menjaga keamanan data-data perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

3. Bagaimana perasaan Anda jika perusahaan Anda menggunakan software ini untuk memonitor apa yang sedang lakukan pada saat bekerja? Jelaskan jawaban Anda.

Setuju karena dapat fokus kepada pekerjaan, sehingga dapat meningkatkan rasa tanggung jawab kepada pekerjaan.